24 ноября комитет по ИКТ ассоциации «Лига содействия оборонным предприятиям» провел онлайн-заседание об организации электронного документооборота технической документации с применением электронной подписи в автоматизированных системах управления данными об изделиях. К обсуждению дистанционно присоединились более 300 специалистов — проблема легитимности электронных документов при взаимодействии с Министерством обороны России знакома каждому производителю военной техники.
Несмотря на утвержденную дорожную карту Минобороны по переходу к разработке электронной конструкторской документации, несмотря на наличие ГОСТов на электронные документы и электронную модель изделия, по-прежнему при согласовании документации с военными представительствами признаются только бумажные документы с собственноручными подписями.
Обсудить сложившуюся ситуацию собрались все заинтересованные стороны. На заседании выступили президент Лиги содействия оборонным предприятиям, председатель комиссии Госдумы по правовому обеспечению развития организаций ОПК Владимир Гутенев, заместитель председателя коллегии Военно-промышленной комиссии Олег Бочкарев, генеральный директор «Воентелеком» Александр Якунин, представители Министерства обороны и Минпромторга, производственных предприятий, ИТ-компаний.
Компанию АСКОН и консорциум «РазвИТие» представлял руководитель дивизиона PLM АСКОН Иван Трохалин. Он рассказал об ИТ-инструментах для организации электронного документооборота на примере ЛОЦМАН:PLM и назвал причины, сдерживающие электронное согласование и применение электронной подписи на оборонных предприятиях. Ниже приводим основные тезисы выступления.
Практика электронного согласования в ОПК
Система управления данными об изделии содержит три основных инструмента, которые обеспечивают электронный документооборот: подсистема WorkFlow, представление электронных документов и электронная подпись.
Исходя из практики, которую мы наблюдаем на предприятиях, существуют следующие варианты электронного согласования документации:
- Использование бизнес-процессов WorkFlow и усиленной электронной подписи внутри предприятия.
- Использование бизнес-процессов WorkFlow и простой электронной подписи внутри предприятия. Для придания юридической значимости применяется информационно-удостоверяющий лист, который позволяет собственноручными подписями заверить пакет электронных документов, находящихся в PDM-системе.
- Использование бизнес-процессов WorkFlow и простой электронной подписи внутри предприятия. Для обеспечения согласования за пределами предприятия, например, в кооперационной цепочке или с представителем заказчика, используется усиленная электронная подпись с выгрузкой из PDM-системы в файл и подписанием за пределами PDM-системы.
Инструменты электронного документооборота в PDM-системе
Бизнес-процессы WorkFlow представляют собой схемы, элементами которых являются стадии — задания, которые поступают согласующим, чтобы они ознакомились с документами, выдали замечания либо подтвердили свое согласие с содержимым и оформлением документа.
Стадии связаны между собой переходами, отражающими логику выполнения бизнес-процесса: условия, обратные связи, автоматические операции. Бизнес-процессы в PDM-системе являются предметом кастомизации (настройки), т. к. у каждого предприятия своя организационная структура и сложившиеся правила согласования и утверждения документации.
В базовой поставке ЛОЦМАН:PLM предлагаются три вида бизнес-процессов: предварительное ознакомление, промежуточное согласование, согласование и утверждение. Но в рамках внедрения системы они могут быть доработаны или полностью заменены командой проекта.
Представление электронного документа разделяется на первичное и вторичное. Первичное представление — это документ в формате той программы, в которой он создан, и открыть и просмотреть его можно только с помощью этой программы. Вторичное представление — это способ извлечь информацию из документа, просмотреть его без использования исходной программы. Вторичное представление также позволяет выполнить аннотирование документа — оставить свои замечания в виде электронных аннотаций, пометок, текстовых и графических комментариев непосредственно на представлении документа.
Электронная подпись применяется в PDM-системе для удостоверения документов.
Простая электронная подпись для подтверждения авторства использует данные авторизации в PDM-системе. Дополнительно ЛОЦМАН:PLM использует контрольные суммы файлов для подтверждения целостности документа, его неизменности с момента подписания. Хотя для простой подписи контроль неизменности и не является обязательным.
Усиленная электронная подпись основана на применении криптографических механизмов преобразования информации, что обеспечивает более надежную защиты от нарушения целостности, подтверждение неизменности документа и авторства. В ЛОЦМАН:PLM применяется параллельная отсоединенная усиленная электронная подпись. «Параллельная» означает, что все согласующие получают один и тот же блок информации на подпись и сами подписи не входят в состав подписываемой информации. «Отсоединная» означает, что электронная подпись не влияет на исходный файл, он может быть открыт в тех программных инструментах, в которых он создан.
Объектом подписания могут быть структура информационных объектов, одиночный информационный объект или файл, который хранится в PDM-системе.
Еще один полезный инструмент PDM-системы — это маркировка документов. Часто возникает необходимость нанести на документ информацию, которая появляется в процессе или после согласования. Включение такой информации непосредственно в тело документа неизбежно повлечет нарушение его целостности, и проставленные электронные подписи станут недействительными. Маркировка позволяет наносить дополнительную информацию на представление документа, например, идентификационные коды (штриховые, QR), которые упрощают поиск документа в информационной системе, имея на руках бумажную копию и сканер штрих-кодов.
Электронный документооборот, как сквозной процесс на предприятии, затрагивает большое количество участников. Помимо инструментов PDM-системы, необходима методология, которая будет описывать, в какой последовательности сотрудники совершают действия для того, чтобы разработать, согласовать, утвердить, зарегистрировать в архиве, выдать электронный документ потребителям. Такая методология описана и доступна всем пользователям ЛОЦМАН:PLM.
Барьеры для электронных документов и предложения АСКОН
Исходя из опыта по внедрению электронного документооборота мы сформулировали четыре фундаментальные причины, которые препятствуют полноценному обращению электронных документов и применению электронных подписей в российской промышленности:
1. ГОСТ предлагает слишком широкие «ворота» для представления электронного документа и способов его согласования. Допускаются разные варианты представления электронного документа, разные варианты подтверждения авторства и придания значимости, разные виды электронных подписей, разные способы обращения документов внутри предприятий и в кооперационных цепочках. Комбинаторика этих вариантов дает очень большое количество вариантов, формально соответствующих ГОСТ, но не решающих ключевые задачи повышения эффективности за счет цифровизации. Предприятия могут быть частью нескольких кооперационных связок, работать в составе ОКР с разными головными исполнителями, которые при такой широте возможных подходов могут диктовать совершенно разные, противоречащие друг другу условия. В результате каждое предприятие создает свою уникальную схему организации электронного документооборота, затрачивая время на «протаптывание» троп, которые уже многократно пройдены другими. Успешные практики не накапливаются, и в целом путь промышленности к «цифре» становится длиннее и труднее.
Предложение: разработать типовые модели организации электронного документооборота или методические рекомендации, отражающие лучшие практики, в дополнение к существующим ГОСТ.
2. Отсутствие регламентированной практики согласования представителями госзаказчика документов в электронном виде. Единичные случаи безусловно есть, но все они основаны на частных решениях и договоренностях. Общепринятый на сегодня подход требует разработки и согласования документов на бумажном носителе. В результате на предприятиях техническая документация разрабатывается в двух формах — электронной и бумажной, что увеличивает общий срок разработки изделий.
Предложение: разработать регламенты контроля и приемки технической документации, разрабатываемой предприятиями ОПК, с применением информационных технологий.
3. Практическая невозможность применения электронной подписи в контуре обработки информации ограниченного доступа. Теоретическая возможность есть, но требования на практике таковы, что выполнить их не представляется возможным.
Предложение: определить порядок удостоверения электронных документов в контурах обработки закрытой информации в явном виде, даже если применение электронной подписи по соображениям информационной безопасности является недопустимым.
4. Отсутствие решения на уровне государства по проблеме долговременного хранения электронных документов, в том числе не имеющих представления на бумажном носителе. Можно ли и каким образом обеспечить отчуждаемость документов от средств автоматизации, с помощью которых они созданы? Как обеспечить читаемость документа по прошествии десятков лет? Корректны ли эти вопросы по отношению к электронному макету изделия (ГОСТ Р 58301), который по своей сути является комплексной структурой данных с высокой степенью связности элементов.
Предложение: инициировать НИР, определить правила, форматы, условия и ограничения долговременного хранения документов и наборов данных, определяющих конструкцию, технологию и порядок эксплуатации изделий.